RedirectSample() Umzugsplanung gut, alles gut| Ratgeber Büroumzug | Tipps & Tricks für den Umzug
« Zurück zur Übersicht

Umzugsplanung gut, alles gut

Egal wie groß oder wie klein ein Büroumzug ist, es handelt sich immer um ein mehr oder weniger kompliziertes Projekt. Entscheidend ist deshalb die frühzeitige Planung des Umzugs. Um so mehr Zeit in die Planung einfließt und je detaillierter die Umzugsplanung desto weniger kann schiefgehen.
 

Wenn Sie einen Firmenumzug planen oder Teil eines Teams sind, dass sich mit einem Büroumzug befasst, sollten Sie als erstes verstehen, dass ein Umzug nichts anderes als ein Projekt ist. Das Umzugsprojekt lässt sich wie jedes Projekt in eine Reihe von (Teil-)Aufgaben unterteilen, die man lediglich in einem Projektplan organisieren muss. Es ist wichtig, dass die einzelnen Aufgaben in einer logischen zeitlichen Abfolge ausgeführt werden und der Projektplan zeitlich präzise ausgeführt wird, um möglichst wenig oder gar keine Ausfälle des operativen Geschäfts zu verursachen.

Entwickle und verwende Checklisten

Sobald Sie sich einen Überblick über die einzelnen Projektabschnitte des Umzugs gemacht haben, unterteilen Sie die Projektabschnitte in Aufgaben und entwickeln Sie hieraus ihre eigenen Checklisten. Stellen Sie sicher, dass die einzelnen Checklisten mit Deadlines versehen sind, um die zeitliche Abfolge des Projektplans zu gewährleisten.
 

Behalten Sie immer den Überblick und verfolgen Sie den Fortschritt mittels Checklisten: haken Sie Aufgaben ab, die Sie erledigt haben und stellen Sie so sicher, dass alle Aufgaben rechtzeitig erfüllt werden. Fügen Sie auch neue Aufgaben, die im Verlaufe der Umzugsplanung und im Rahmen des Umzugs aufkommen, sofort zu den jeweiligen Checklisten hinzu, um diese nicht zu vergessen.

Holen Sie sich IT-Unterstützung

Arbeiten Sie eng mit Ihrer internen IT-Abteilung/Fachkraft zusammen oder holen Sie sich externe Unterstützung im Bereich IT. Die IT ist wichtig, um alle PCs, Netzwerke, Server und Systeme am neuen Standorte rechtzeitig und ohne Unterbrechung des operativen Geschäfts wieder in Betrieb zu nehmen. Damit dies gewährleistet werden kann, müssen Sie mit dem IT-Team einen Plan ausarbeiten. Stellen Sie sicher, dass die rechtzeitige Bereitstellung von IT und Telekommunikation höchste Priorität bei ihrer Planung einnimmt.
 

Stellen Sie sicher, dass Sie frühzeitig mit ihren IT-Spezialisten und Telekommunikations-Spezialisten Kontakt aufnehmen und einen für alle Seiten eindeutigen Plan aufstellen. Die rechtzeitige Bereitstellung der IT- und Telekommunikations-Systeme ist absolut notwendig für einen erfolgreichen Büroumzug.

Binden Sie die Mitarbeiter frühzeitig ein

Ein Firmenumzug hat viele Auswirkungen auf ihre Mitarbeiter. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um sie mit der Information zu überraschen. Informieren Sie die Mitarbeiter rechtzeitig und versuchen Sie eine möglichst hohe Transparenz zu erzeugen. Man kann an dieser Stelle viel falsch machen: Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie die Mitarbeiter in den Büroumzug einbinden


Die Ausführung des Projektplans

Man unterschätzt schnell die Komplexität eines Umzugs. Stecken Sie deshalb viel Energie in die Umzugsplanung/-vorbereitung und ebenfalls viel Kraft in die sture Abarbeitung des Projektplans. Häufig hat der verantwortliche Mitarbeiter auch noch im operativen Tagesgeschäft Aufgaben im Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind genug Zeit in die Umzugsplanung und in die Ausführung investieren zu können. Kontaktieren Sie notfalls rechtzeitig ihren Vorgesetzen, um Unterstützung oder Entlastung zu bekommen.
 

Wenn nach und nach der Umzugstag näher rückt, stellen Sie sicher, dass Sie ihren Projektplan strukturiert mittels Checklisten abarbeiten und konzentrieren Sie sich auf die Umzugschecklisten. Haken Sie erledigte Aufgaben regelmäßig ab, damit Sie den Überblick über den aktuellen Stand behalten.

Autor: Oliver Mund



 


Wenn Dir der Artikel gefallen hat, freuen wir uns über ein LIKE: